Homeoffice hat das Zusammenarbeiten verändert. Wo Meetings und Workshops früher vor Ort stattfanden und Ideen auf Flipcharts festgehalten wurden, sitzen wir heute oft online beisammen. Haben Flipcharts und Post-its für das kreative Miteinander ausgedient? Wie können online Ideen geteilt und festgehalten werden? Wir empfehlen: Miro. Miro ist ein kollaboratives Online Whiteboard, das unseres Erachtens kaum Wünsche offen lässt. Mit Post-its, Formen, Farben, Textboxen etc. können Ideen festgehalten, Aufgaben verteilt, Roadmaps erstellt und Konzepte gemeinsam entwickelt werden.
Meiner Meinung nach hat es Miro geschafft, die Möglichkeiten auf das Wesentliche zu beschränken und so eine Funktionspalette zu schaffen, die ihren Zweck erfüllt und frei von unnötigem Schnickschnack ist. Im Folgenden möchte ich Ihnen das Tool und seine Möglichkeiten etwas genauer vorstellen.
Autor: Simon Knoth; Senior Berater, Geschäftsführer, Mitinhaber
Datum: 24. Februar 2022
Lesedauer: 3 Minuten
Loggt man sich in Miro ein, erscheint als erstes das persönliche Dashboard. Auf diesem sind alle von mir oder meinem Team erstellten Boards sichtbar. Damit man auch bei einer grossen Anzahl an Boards den Überblick behält, kann man sie entweder als Favoriten markieren oder in sogenannte Projekte gliedern. Diese zusätzlichen Dashboards schaffen eine Struktur, die für eine gute Orientierung unerlässlich ist.
Widmen wir uns nun dem Kern von Miro: Den Boards. Erstellt man ein neues Board, so erscheint – nachdem man Name, Beschreibung und ein Thumbnail-Bild für das Dashboard definiert hat – eine leere und schier unendlich grosse weisse Fläche, die es zu gestalten gilt. Hier gibt es die Möglichkeit, ein vordefiniertes oder selbst erstelltes Template als Starthilfe zu verwenden oder ganz auf der «grünen Wiese» zu beginnen.
Ich beginne auf einem Board meistens mit dem Ziehen eines ersten «Frames». Dieses dient der visuellen Abgrenzung zwischen den Themen, die ich auf dem Board behandeln und festhalten möchte (z. B. Ideen, Roadmap, To Dos etc.). Der Clue dabei: Diesen Rahmen lädt es automatisch in ein Navigationsmenü. So kann man auf dem Board mit nur einem Klick von Bereich zu Bereich springen und behält stets die Übersicht.
Kein Workshop, kein Whiteboard ohne Post-its – dasselbe gilt für Miro. Mit nur einem Klick können Post-its platziert, eingefärbt und beschriftet werden. Mehr muss ich dazu gar nicht sagen.
Selbstverständlich können auch normale Textfelder platziert werden.
Wie in PowerPoint und Co. kann mit Standardformen wie Rechtecken, Kreisen und Linien der Kreativität freien Lauf gelassen werden. Ein wichtiges Instrument für die Gestaltung und Strukturierung des Boards! Das Auge isst schliesslich mit.
Cards sind – wie der Name sagt – kleine Kärtchen, die beschriftet werden können. Im Gegensatz zu den Post-its und anderen Formen kann man sie taggen, Personen zuweisen und mit einem Fälligkeitstermin versehen. Ähnlich wie bei den Frames können auch diese Cards in einer übersichtlichen Navigation angezeigt werden – alle oder nur diejenigen, die einem zugewiesen wurden. Wir verwenden diese Cards für Tasks, die wir entweder losgelöst oder nach Kategorien wie z. B. «To do», «in Arbeit» und «Abgeschlossen» geordnet auf dem Board platzieren.
Um die Zusammenarbeit auf den Boards zu optimieren, können nicht nur verschiedene Personen gleichzeitig an einem Board arbeiten: Mit der Kommentarfunktion lassen sich Änderungsvorschläge anbringen und mit einem Tag an Personen richten. Diese werden über eine Benachrichtigung entsprechend informiert.
Wenn wir gerade beim Thema «Zusammenarbeit» sind: Über die eingebaute Chat- oder Video-Konferenz-Funktion kann während des Arbeitens auf einem Board im Team kommuniziert werden. Egal, wo sich die Teammitglieder gerade aufhalten.
Vor allem in einer frühen Projektphase verwenden wir oft Mindmaps. Auch diese Funktion stellt Miro bereit. Ein Klick und das neue Thema, Unterthema oder Unterunterhema ist da.
Mittels Copy-Paste können Bilder ganz einfach in ein Board geladen werden. Zudem stellt Miro eine Upload-Funktion bereit, über die lokale Dateien eingebunden und direkt im Board angeschaut werden können (Word-Files, PDFs, Bilder etc.).
Ob Slack für Notifications, Google Drive für Dateien oder Vimeo für Videos. Miro bietet viele Zusatz-Apps und Schnittstellen zu anderen Tools, die das kollaborative Arbeiten erleichtern/ermöglichen.
Der Grund, warum wir Miro nicht auch für das Projektmanagement nutzen, ist die Unabhängigkeit der verschiedenen Boards. Diese ist mir vor allem im Taskmanagement ein Dorn im Auge. So kann ich zwar alle meine offenen Cards auf einem Board übersichtlich anzeigen lassen. Ein Zusammenzug aller Cards von allen Boards ist leider nicht möglich. Ich hoffe, da wird mein eingereichter Change request auch bei Miro auf offene Ohren stossen.
Wenn Sie sich nicht sicher sind, ob Miro auch etwas für Sie ist, empfehle ich Ihnen, in der Gratisversion ein erstes Board zu erstellen und damit rumzuspielen. Diese stellt alle notwendigen Funktionen bereit, die Sie für ein Urteil benötigen. Erst ab mehr als drei Boards bezahlen Sie $10 pro User und Monat (mind. 5 User).
Und, neugierig?
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Die amtlich verordnete Homeoffice-Pflicht ist (hoffentlich) bald vorbei: Die Corona-Pandemie hat die Arbeitswelt aber nachhaltig verändert. Um den BlackRock-CEO Larry Fink zu zitieren: «Companies expected workers to come to the office five days a week. That world is gone.» Partielles Arbeiten von zu Hause aus ist für alle Mitarbeitenden mit Änderungen und Umstellungen verbunden. Zu diesem Zweck haben wir für ein bekanntes Industrieunternehmen zwei WBT entwickelt.
